Règlement intérieur

Le présent Règlement Intérieur a été élaboré par le Conseil d’Administration en application des dispositions de l’article 16 des statuts de l'association, et adopté par l’Assemblée Générale du 20 octobre 2022.

Dernière mise à jour: 02 novembre 2023.

L'association Coven Tales est une association soumise à la loi du 1er juillet 1901 et au décret du 16 août 1901, dont l'objet est : « promouvoir et soutenir les arts graphiques et littéraires, les créateur-ices, ainsi que toutes activités culturelles et artistiques. »

I - LES MEMBRES ET COVEN TALES

1 - ADHÉSION À COVEN TALES

Vous êtes artiste auteur-e ? Passionné-e de manga, de webtoon ou de comic ? Vous avez un numéro de SIRET ? Vous avez besoin d’un coup de pouce pour lancer votre projet artistique ? Rejoignez Coven Tales !

a. Procédure d’adhésion

1) Remplir le formulaire d’adhésion (téléchargeable sur le site)

2) Rassembler les pièces justificatives :

. Formulaire d’adhésion rempli et signé

. Pièce d’identité

. Justificatif d’immatriculation (certificat d’inscription à l’INSEE ou attestation URSSAF)

. RIB

3) Envoyer le dossier complet à l’adresse mail coventales.candidature[at]gmail.com

(indiquer “Candidature” et votre nom dans l’objet du mail) ou par courrier postal :

Coven Tales Candidature

12 rue Jean Guérin, appartement 3

16000 Angoulême

4) Vous allez recevoir un mail de réponse confirmant l’acceptation de votre dossier.

Cliquez sur le lien figurant dans ce mail pour payer en ligne votre cotisation annuelle de 30 euros à l’association Coven Tales.

5) Vous allez recevoir un reçu confirmant votre admission dans l’association Coven Tales.

Félicitations, vous êtes désormais membre du Coven !

b. Renouvellement d’adhésion

Chaque année au mois de janvier, chaque adhérent-e reçoit un mail annonçant l’ouverture de la cotisation annuelle : cliquez sur le lien joint au mail pour payer votre cotisation, et votre adhésion sera renouvelée automatiquement.

c. Démission ou radiation

Vous êtes libre de quitter l’association Coven Tales à tout moment en nous notifiant par mail ou courrier. Vous perdrez tous les avantages listés ci-dessous, et aucun remboursement de cotisation ne pourra être effectué. Vous serez également considéré-e comme démissionnaire si vous ne renouvelez pas votre cotisation annuelle pendant la période d’actualisation.

En cas de faute grave (non respect des devoirs listés ci-après), vous ferez l’objet d’un avertissement et serez convoqué-e pour vous expliquer devant le Conseil d’Administration. Après délibération, si les faits sont avérés, sauf justification valable, le Conseil peut décider de votre radiation immédiate et effective.

En cas de disparition ou décès d’un-e membre de l’association, sa radiation est automatique et immédiatement effective.

2 - DROITS ET DEVOIRS DES MEMBRES DE COVEN TALES

a. Droits des membres

Bienvenue dans le Coven ! En tant qu’adhérent-e, vous obtenez de nombreux avantages :

- protection des données : conformément à la directive européenne du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), vous gardez un contrôle complet sur l’utilisation et la nature de vos données personnelles, que nous protégeons. Vous pouvez, à tout moment, les modifier ou les faire supprimer en contactant le Conseil d’Administration.

- droit à l’image : nous ne diffuserons votre photographie sur le site ou les réseaux qu’avec votre autorisation écrite. Si vous ne souhaitez pas apparaître sur les photos et vidéos, merci de cocher ‘non’ sur le formulaire d’adhésion à la rubrique ‘droit à l’image’. Le cas échéant, nous utiliserons l’avatar de votre choix en guise de représentation visuelle.

- droits d'auteur-es : chaque membre possède les pleins droits sur chacune de ses œuvres, terminées ou inachevées, réalisées seul-e ou à plusieurs. Toute diffusion sur le Discord est confidentielle, afin que chacun-e puisse donner et recevoir des conseils sans risques de fuite. Toute diffusion ou reproduction par un tiers sans l'accord de tous-tes les auteur-es de l'œuvre et/ou de ses étapes de création est interdite. La diffusion ou vente d’œuvres créées par Intelligence Artificielle au sein ou au nom de l’association Coven Tales est strictement interdite.

- une fiche artiste auteur-e sur le site internet www.coven-tales.com sur laquelle votre profil et votre travail seront mis en valeur : liens directs vers vos site et réseaux sociaux, visuels confiés par vos soins, photo de profil ou avatar, courte biographie, présentation de votre projet artistique.

- vous recevrez notre Newsletter, qui vous tiendra informé-es des actualités de l’association, des futurs événements prévus, et des invitations à y participer.

- Coven Tales sur Instagram : la fiche de présentation de chaque membre sera publiée sur la page Instagram @coventales, et les publications des membres liées à leur activité artistique peuvent être relayées sous forme de stories ou publications. Lors d’événements organisés par l’association, tous-tes les membres participant à l’événement auront droit à une promotion sur la page Instagram.

- accès au Discord Coven Tales, un espace d’échange en ligne où notre communauté partage son savoir faire : les artistes auteur-es s’entraident dans le lancement de leur projet professionnel, des projets communs et collaborations peuvent être mis-es en place, nous nous soutenons mutuellement et échangeons sur nos passions.

- chaque membre se rend disponible les un-es pour les autres, en ligne comme dans la vie réelle : nous sommes ouvert-es à toute question ou suggestion, par mail, sur le Discord ou de visu.

- selon les disponibilités, vous avez la possibilité d’être présent-e sur nos stands en festivals ou salons, où vous pouvez montrer votre travail et vendre vos œuvres et produits dérivés. Vous serez informé-es des futurs événements et de l’organisation en amont via la Newsletter. Si vous participez, une attestation de responsabilité civile vous sera demandée.

Attention : vente d’œuvres originales uniquement, ou basées sur des œuvres libres de droit.

- l’association ne touche aucun pourcentage sur les ventes de vos œuvres personnelles : la somme obtenue vous sera entièrement reversée à l’issue de l’événement.

- mutualisation des frais : nous vous permettons de payer à moindre frais en partageant équitablement le coût de certains services proposés par l’association.

Exemple : en tant qu’association, nous pouvons obtenir des stands à moindre frais ou gratuitement selon les festivals. Plutôt que de gérer seul-e un stand individuel au prix exorbitant, vous aurez la chance d’être accompagné-e et entouré-e d’artistes bienveillant-es.

Nous nous engageons à obtenir les meilleurs prix possibles pour tous les frais logistiques (logement, transport, restauration), qui seront divisés équitablement entre les participant-es.

Attention : ces frais sont optionnels, et distincts des dons et cotisations.

- Coven Book : l’association a pour projet de réaliser un recueil destiné à faire la promotion de ses membres (illustrations, extraits de manga, de webtoon, articles, etc). Vous êtes libre de participer, en cédant les droits non exclusifs de certaines de vos œuvres.

Attention : Chaque membre publiant une ou plusieurs de ses œuvres dans le Coven Book, complète-s ou partielle-s, touchera des droits d’auteur sur les bénéfices engendrés par la vente de ce recueil, répartis équitablement entre membres publié-es dans ce recueil. Ces droits d’auteur leur seront versés à l’issue de l’événement lors duquel les exemplaires du recueil ont été vendus. Les bénéfices restants serviront au bon fonctionnement de l’association (remboursement des frais d’impression du recueil, achat de matériel commun, maintenance du site internet et des réseaux sociaux, etc).

b. Devoirs des membres

- Amabilité, bienveillance, respect d’autrui : aucune forme de discrimination ne sera tolérée, que ce soit en fonction du genre, des origines, de la couleur de peau, croyance ou religion, de toute forme de neurodivergence, de toute forme de handicap, de l’apparence physique, de la tenue vestimentaire, de l'appartenance à une ethnie, ou à la communauté LGBTQA+. Toute forme d’insulte est interdite, et passible d’une radiation immédiate.

- Respect du droit d'auteur, du travail et des goûts d’autrui : tout partage, reproduction et/ou diffusion des œuvres d'autrui sans leur autorisation et sans les citer est interdite. Les critiques constructives sont bienvenues et encouragées, mais sans jugement de valeur, insulte ou harcèlement. Il s’agit de s’aider mutuellement à s’améliorer, mais jamais de remettre en question les choix ou préférences de chacun-e. Tout plagiat est interdit et passible d'une radiation immédiate.

- Respect du matériel et des locaux mis à disposition par l’association : merci de toujours nettoyer et ranger après vous, demander avant d’utiliser le matériel commun, et toujours le rendre en l’état. En cas de perte, dommage ou dégradation, des frais de remboursement vous seront facturés.

- L’association ne participe en aucune manière, ni directement ni indirectement, ni même à titre accessoire, aux opérations personnelles de ses membres (vente sur d'autres plateformes, avec d'autres associations, stand individuel). Toute opération de ce type est faite par les membres sous leur totale et entière responsabilité. De même, il n’est pas permis de s’approprier l’identité et les outils de l’association à des fins personnelles sans l’accord écrit des membres du Conseil d’Administration.

- Pour toute convention dont le stand est payant, tout-e membre souhaitant avoir ses œuvres mises à la vente doit participer à la mutualisation des frais pour la location du stand. Tout-e membre peut confier tout ou une partie de son stock à un-e membre du bureau dans la limite des places disponibles, mais chaque membre a l’entière responsabilité de s’organiser en amont pour s’assurer que son stock soit livré à temps pour l’événement.

- Vous êtes entièrement responsable de la réalisation et l’aboutissement de votre projet artistique professionnel, l’association est là pour vous soutenir et vous accompagner, mais ne peut en aucun cas accomplir le travail pour vous, et ne saurait assumer cette responsabilité à votre place.

- Tout engagement doit être tenu sous peine de radiation immédiate : merci de toujours prévenir à l’avance en cas d’absence afin que nous puissions trouver la meilleure solution possible.

Exemple : si vous ne pouvez être présent-e lors d’un événement auquel vous étiez inscrit-e, nous pouvons vendre votre marchandise en votre nom ou céder votre place à votre remplaçant-e.

En cas d’absence injustifiée ou notification trop tardive, votre participation à la mutualisation des frais ne pourra pas être remboursée.

- La cotisation annuelle est obligatoire et renouvelle automatiquement l’adhésion d’un-e membre chaque année. Si la cotisation n’est pas versée dans la période d’actualisation, le-a membre insolvable sera considéré-e comme démissionnaire. Le montant est de 30 euros par an. Si la sommes versée est supérieure, le surplus sera considéré comme un don.

Attention : le montant de la cotisation annuelle peut être modifié lors des Assemblées Générales annuelles ; le présent Règlement Intérieur sera mis à jour en conséquence.

II - FONCTIONNEMENT DE COVEN TALES

1 - ORGANISATION DE L’ASSOCIATION

Coven Tales est gérée par les membres du bureau : un-e président-e, un-e trésorier-ère et un-e secrétaire.

Les membres du bureau sont élu-es parmi les membres du Conseil d’Administration, elles-eux-mêmes élu-es pour trois ans, et renouvelé-es par moitié chaque année lors de l’Assemblée Générale annuelle.

Les membres adhérent-es sont les artistes auteur-es dont le dossier d’adhésion a été accepté par le Conseil d’Administration : iels cotisent chaque année et peuvent voter aux Assemblées.

Les membres bienfaiteurs-rices sont toutes personnes physiques ou morales bénévoles, donatrices, ou toute autre personne ou entité donnant de son temps ou de ses ressources à l’association de façon désintéressée. Iels peuvent faire des dons financiers ou matériels, en personne ou via le site. Iels peuvent assister aux Assemblées en tant que voix consultatives, mais n’ont pas le pouvoir de voter.

Coven Tales est une association à but non lucratif. Tous les dons sont les bienvenus, il n’est pas nécessaire d’être membre pour en faire un. Tout don est entièrement désintéressé, n’entraîne aucun avantage quel que soit son montant, et n’est pas remboursable.

Coven Tales n’est pas une association reconnue d’utilité publique, et ne peut remettre de reçu justifiant une réduction d'impôt.

2 - ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

Une fois par an se tient une Assemblée Générale. Tous-tes les membres sont informé-es via la Newsletter de la date et du lieu (à distance ou en présentiel) de l’Assemblée Générale, à laquelle iels sont libres de participer. Tout-e membre adhérent-e à jour dans ses cotisations peut participer aux votes. Toute idée ou suggestion des membres (adhérent-es et bienfaiteur-ices) sera prise en compte lors des débats.

L’Assemblée Générale évoquera les sujets suivants :

- le bilan de l’année en cours

- le renouvellement des membres du bureau (président-e, trésorier-ère et secrétaire)

- s’il y a lieu, une modification du montant des cotisations

- les objectifs pour l’année à venir

Les décisions sont prises à la majorité des suffrages exprimés des membres présent-es ou représenté-es (sur présentation d’une procuration signée par le-a membre absent-e). Un-e membre ne peut pas représenter plus de deux personnes.

Dans le mois qui suit l’assemblée, tous-tes les membres sont informé-es via la Newsletter des décisions prises et des changements éventuels pour l’année suivante. Les décisions des Assemblées Générales s’imposent à tous-tes les membres, y compris absent-es ou représenté-es.

Le Conseil d’Administration peut, à titre exceptionnel, convoquer une Assemblée Générale Extraordinaire pour les motifs suivants : modification des statuts, radiation d’un-e membre de l’association, dissolution de l’association.

3 - MODIFICATION DU RÈGLEMENT INTÉRIEUR

Le présent Règlement Intérieur sera adressé à l’ensemble des membres de l'association, ainsi qu’à tous-tes les nouvelles-aux adhérent-es.

Il peut être mis à jour sur décision du Conseil d’Administration. En cas de modification du Règlement Intérieur, les membres de l’association en seront informé-es via le Discord et la Newsletter.

Coven Tales

12 rue Jean Guérin, appartement 3,

16000 Angoulême

coventales.candidature[at]gmail.com

Le Règlement est rédigé et approuvé par le Conseil d'Administration le 02 novembre 2023.

Pour toute question supplémentaire, contacter le Conseil d’Administration à l’adresse suivante : coventales.association[at]gmail.com

Présidente : Alia Ludier

Trésorière : Delphine Pech

Secrétaire : Nadine Chirol

Administratrice : Manon Gayat

Formulaire d'adhésion